超容易上手 圖文並茂 超簡單的office word 合併列印

 延續了上次的預告

這次首發主打office word 的合併列印功能

在這裡K編先跟各位說聲我的word是用word2007做的

如果你發現你的畫面跟我不一樣那可能就是版本的問題

我們這次進行的主題是邀請函

大家只要把觀念學起來

其實以後要做任何有關的東西都可以用類似的工具

如獎狀….

STEP1

你可能都會先設計一張你自己很滿意的邀請函格式/範例

STEP2

當然你也要有你要發邀請函的名單

在這裡我建議是用excel做成的匯入檔

貼心小叮嚀:第一行一定要註記這行是 ”名字”  “班級” 之類大的標題

這樣等一下我們在進行合併列印的時候才不會失誤

在你們上方的工具列中選擇【郵件】中的合併列印

但是由於word自從升級到2007版本後，很多人已經完全看不懂如何啟動合併列印，而微軟也很貼心的保留了2003版中的功能

你只要選擇【逐步合併列印精靈】就可以看到我們所熟悉的2003中的畫面了

如此一來也比直接在2007板上執行合併列印來的簡單許多

在右手邊的工具列視窗已經出現合併列印的視窗我們只要在按下【下一步】

然後在下一步

這個時候我們就必須去選擇我們要用什麼樣的檔案名單去匯入

選擇【瀏覽】去尋找我們的名單檔案

這就是我們剛剛做的名單檔案   選擇確定

選擇確定

然後還是確定

(其實很多人會問我說既然這兩個下一步下一步的步驟沒有用那們幹嘛還要有這個，其實word裡的每一個功能和每一個過程都是有他一定的用處，只是人們常用跟不常用罷了，下次無聊時可以自己玩玩裡邊的功能)

然後一樣是下一步

這個時候最重要的部分來了

我們看到了【其他項目】(不要給我按下去)

這時候攸關成敗就看這裡了

先選擇你要改變的字

然後按下其他項目

選擇 班級這個部分

接下來就是依序剛剛的動作

將它完成

確定要改的都完成後

最後都完成後仍然是按下一步

選擇【編輯個別信件】

全部-確定

這個時候office會產生另外一個word檔

請你按下存檔這個動作

因為這是word產生的另外一個檔案

檢視後沒有問題

你就可以存檔然後列印出你的邀請函給你的朋友

而不用一張一張

不斷的ctrl+c ctrl+v ctrl+c ctrl+v ctrl+c ctrl+v

就降

就大功告成啦

你看這樣是不是很簡單呢

貼心小叮嚀；如果發現合併列印出來後字體怎麼不一樣，因為合併列印的時候所合併的字形字體是抓excel的字型，所以在製作名單的時候就必須將字型大小等都調整好，這樣一來就沒有問題了