2012年5月27日 星期日

Office easy go教你使用小撇步(2)

為了彌補各位客倌,Y編決定再來獻醜一下~

Y編覺得這個小撇步對 word 常用者真的真的超級方便的拉~

因為在Y編還沒考過 office 中 word 證照考試之前,

Y編還真的是完全不知道有這樣一個方便的小撇步存在!

搞得Y編常常差點沒橫躺在電腦桌前面 ..

賀拉~ 客倌在趕時間逆? 聽Y編娓娓道來~




當我們編輯完一篇文章之後,

突然想要更換部分內容,

大部分人都會一頁一頁去找出要修改的那個文字。

那文字可能是名稱、可能是一個名詞;

如果當文件要修改的內容很多,或者要一頁一頁找尋很麻煩 ..

這時候,我們就可以使用:【尋找與取代】的功能來做修改。

相信Y編!這真的超~方~便~

而且超 easy 的拉~ (跟我們的 office easy go 是不是超符合哈哈)

還可以減少許多時間在找尋,搞不好還會 lose 掉勒~

而且,你以為這樣就沒有了嗎?

no no no

不可以小看我們 office 的貼心~

因為除了可以【取代】原文字,還可以針對【文字格式】做所謂的更改欸!




賀吧!廢話不多說,我們就來實地操作一下!

STEP1

打開你的檔案,然後在你 office 2007或 office 2010的右上角!



 點選【取代】

STEP2

先在【尋找目標(N)】的空格中輸入客倌們要尋找的文字。

接著在【取代為】的空格中輸入客倌門要更改的文字。

如果客倌們有要更改【字型】的話,

麻煩請按"尋找與取代"表格中的左下角有個【更多】的選項。













STEP3

然後按下方取代中的【格式】然後選取【字型】,

或者【段落】等等之類的格式,任客倌挑選喔!


















決定好,下好離手後,請務必記得要按下【確定】。


STEP4

按了確定完後,別衝動!千萬別衝動!因為還有下一步拉~

客倌們可以選擇要直接按下【全部取代】,或者是先按【取代】再按【找尋下一筆】

最後全都修改完畢後,最後按【確定】就可以結束了喔喔喔喔喔!





















Y編的貼心小叮嚀:

如果當客倌們按下【全部取代】時,卻跳出視窗說【word 已經完成搜尋文件,並完成了0項取代作業。】的時候,客倌們可以按下方【格式】、【指定方式】旁邊的【不限定格式】,然後重新再按一次【全部取代】,就可以改善找尋不到的問題了哦~

END

恭喜恭喜!客倌們又學會了一招小撇步~~~~



各位客倌們如果有什麼特別想學的 office 功能想學,

可是又不知道確切做法的話~

在每篇文章下面都可以留言給我們喔喔喔喔!

office easy go的K編和Y編都會盡力為各位解答的~

感謝各位!!!






Office easy go教你使用小撇步(1)

K編跟Y編實在對不住各位!

居然讓office easy go停擺了如此的久!

因為K編跟Y編最近被報告功課考試證照追著跑 ..

所以,請原諒我們~

一有時間,我們一定會趕快過來掃掃地、清清灰塵

請各位客官不要捨棄我們好嗎:)



這一次由Y編來教大家一些平常我們可能都沒注意到的小撇步吧~

我們在編輯文章的過程中一定會遇到要剪下貼上的問題

一般人都會直接用滑鼠將要剪下的句子翻白然後再按右鍵剪下貼上

或者直接從工具列上按剪下貼下

將將將將 ~

我們office easy go要交各位一個很少人知道的小撇步~

我們可以直接使用鍵盤,來將翻白的字剪下貼上喔喔喔喔~



步驟一
如果你要直接翻白全部文章內容的話

可以直接按鍵盤 Ctrl+A

[貼心小叮嚀:萬一我們一不小心手殘按到了刪除鍵,Don't worry~我們還有 Ctrl+Z 或者我們word的左上角處有個的復原鍵可以復活~此復活鍵的右邊還有一顆小小的三角形按鈕可以任君挑選你要復活到哪個步驟哦哦哦!]

步驟二
請先停留在word的頁面中

然後輕輕按下 Alt 鍵

接著不知道各位是否有發現word有發生了一點點的小變化呢?

將將將將 ~

請看你word頁面上的工具欄

它會變成這樣 ~ (如下圖)


步驟三

當你按下 H 鍵 [常用] 之後,我們又可以發現一點點小變化了

因為你word頁面上的工具欄

變成了這樣 ~ (如下圖)


















最後步驟

只要我們在按下 X 按鍵之後

就能夠輕易地剪下我們翻白的字拉~

[貼心小叮嚀:其實不只是有可以剪下貼上或是X按鍵可以使用喔!上圖各式各樣的符號都可以任君挑選~]




Y編沒有K編電腦能力厲害~

所以只能跟各位分享一些office裡的小撇步~

若有不足之處,請各位客官多多包涵~

請耐心等待K編跟Y編的下一文office easy go好不?

穴穴各位(鞠躬退~)

2012年4月17日 星期二

讓excel【自動匯入名單】【自動跑名單】【 vlookup】超級實作

 一般來說
每間公司都會有一個很龐大客戶清單
假如我們只是一間小公司
根本沒有設計師可以幫我們寫程式
那我們今天客戶訂東西
我們紀錄的也只有客戶編號
我們不想要用不斷的ctrl+F搜尋
然後複製貼上
我們是不是能夠想個辦法讓
excel 【自動匯入名單】
【自動跑名單】

首先你會有個很大的資料庫




再來就是這次定東西
或是說必須要通知的客戶
之類等等的清冊
也許你會想說才幾筆我複製貼上就好
請你想像如果這個是1000資料呢~~~





首先我們點選我們要跑資料的儲存格【B2】
再點選【公式】中的【查閱與參照】裡的最後一個【VLOOKUP】





 接者會出現一個函數引數的視窗
在這裡我先介紹你面的功能
1.Lookup_value (你要自動匯入的那個儲存格必須跟誰對應 在這裡我們是輸入A2)
2.Table_array(你的匯入資料的那些資料從哪來)
3.Col_index_num(你要輸入資料庫的哪筆資料)
4.Range_lookup( 假如這裡填上true 就是大概相似 填上 false 就是一定要完全等於,而我們這邊必須填上false 因為每筆客戶資料都是獨立的,絕對不能夠大概就好 一定要完全相似才行)







在這裡的Lookup_value我們選擇了A2






第2格的Table_array你必須切換到你的資料庫
將A:D全選


貼心小叮嚀:假如你在這個步驟發現沒有辦選作選取的話
                     可能是office2007版的問題使用office2010就沒有這個問題了
                     那假如你的office只有到2007的話也沒有關係
                    你可能要將資料庫的資料整個複製到同個檔案下的另一個分頁(sheet)就沒有問題了




第三個欄位Col_index_num
假如你填上的是 1 那麼等等就會跑出第1行客戶編號的資料
假如你填上的是 2 那麼等等就會跑出第2行客戶名稱的資料
假如你填上的是 3 那麼等等就會跑出第3行連絡電話的資料
假如你填上的是 4 那麼等等就會跑出第4行地址的資料

為了防止資料入的錯誤,K編都會選擇1 來確認資料有沒有錯誤







最後一個填上false
然後第一格要把它固定住以防止數據跑掉
所以A2將他加上$字號 就變成 $A$2
而A:D也要加上$字號 就變成 $A:$D
按下確定




這時候你會發現出現了跟前面客戶編號一樣的數字的時候就代表成功了
你可以向右邊拉開
假如你向右邊拉開的時候發現了數字怎麼不一樣的時候
就代表著你剛剛的加上$字號有錯誤






 這個時候你必須去更改程式裡的編碼
選擇B2 將$A$2 改為$A2
好讓他等等往下拉的時候可以讓excel自己跑


選擇C2 將  $A$2  改為$A2
然後將Col_index_num的1 改為2
讓 這一格等一下可以自動匯入客戶名字
好讓他等等往下拉的時候可以讓excel自己跑

 選擇D2 將  $A$2  改為$A2
然後將Col_index_num的1 改為3
讓這一格等一下可以自動匯入客戶電話
 選擇 E2 將  $A$2  改為$A2
然後將Col_index_num的1 改為4
讓這一格等一下可以自動匯入地址




這樣子就成功了

接著你繼續往下拉你就會發現名單會自己取找名字
然後自動的匯入
假如遇到上千筆的資料需要比對的時候
easy-office-go 所介紹的這真的個好用的功能
那麼假如說出現的是亂碼
那麼代表的就是這一個客戶編號並未存在於我們的資料庫中
你看這樣是不是很簡單呢

貼心小叮嚀:剛剛有人問我說那個按下儲存格想讓那個儲存格的函數視窗跑出來怎弄
                     你只要按下那一格儲存格然後按下fx插入函數的按鍵就可以了


2012年4月16日 星期一

超容易上手 圖文並茂 超簡單的office word 合併列印

 延續了上次的預告
這次首發主打office word 的合併列印功能
在這裡K編先跟各位說聲我的word是用word2007做的
如果你發現你的畫面跟我不一樣那可能就是版本的問題

我們這次進行的主題是邀請函

大家只要把觀念學起來
其實以後要做任何有關的東西都可以用類似的工具
如獎狀….

STEP1
你可能都會先設計一張你自己很滿意的邀請函格式/範例

STEP2
當然你也要有你要發邀請函的名單

在這裡我建議是用excel做成的匯入檔
貼心小叮嚀:第一行一定要註記這行是 ”名字”  “班級” 之類大的標題
這樣等一下我們在進行合併列印的時候才不會失誤


在你們上方的工具列中選擇【郵件】中的合併列印



但是由於word自從升級到2007版本後,很多人已經完全看不懂如何啟動合併列印,而微軟也很貼心的保留了2003版中的功能
你只要選擇【逐步合併列印精靈】就可以看到我們所熟悉的2003中的畫面了
如此一來也比直接在2007板上執行合併列印來的簡單許多




在右手邊的工具列視窗已經出現合併列印的視窗我們只要在按下【下一步】


然後在下一步




這個時候我們就必須去選擇我們要用什麼樣的檔案名單去匯入
選擇【瀏覽】去尋找我們的名單檔案



這就是我們剛剛做的名單檔案   選擇確定



選擇確定

然後還是確定


(其實很多人會問我說既然這兩個下一步下一步的步驟沒有用那們幹嘛還要有這個,其實word裡的每一個功能和每一個過程都是有他一定的用處,只是人們常用跟不常用罷了,下次無聊時可以自己玩玩裡邊的功能)


然後一樣是下一步



這個時候最重要的部分來了
我們看到了【其他項目】(不要給我按下去)
這時候攸關成敗就看這裡了


先選擇你要改變的字



然後按下其他項目




選擇 班級這個部分



接下來就是依序剛剛的動作
將它完成



確定要改的都完成後
最後都完成後仍然是按下一步



選擇【編輯個別信件】

全部-確定

這個時候office會產生另外一個word檔
請你按下存檔這個動作
因為這是word產生的另外一個檔案
檢視後沒有問題
你就可以存檔然後列印出你的邀請函給你的朋友
而不用一張一張
不斷的ctrl+c ctrl+v ctrl+c ctrl+v ctrl+c ctrl+v
就降
就大功告成啦
你看這樣是不是很簡單呢

貼心小叮嚀;如果發現合併列印出來後字體怎麼不一樣,因為合併列印的時候所合併的字形字體是抓excel的字型,所以在製作名單的時候就必須將字型大小等都調整好,這樣一來就沒有問題了



































讓您不再害怕Office


Office Word -- 一個無論你身在何方,從古至今,從年紀到老,從學生時代到找到工作都不可或缺的軟體。

沒接觸過office的人會覺得「天吶!那什麼鬼東西!聽起來就好難!」
我們要在這裡告訴您,其實不難!

為了讓您報告能做得更漂亮!
為了讓您工作能做得更輕鬆!
為了讓您不再害怕office2007!

我們在這裡要教您成為「Office Word達人」啦!

讓您日後免於邀請卡要打成千上萬個名字
讓您不必再一步一腳印一個一個手動修改
讓您免除要不斷地ctrl + C、ctrl + V的困擾!

請跟隨y編的腳步來Easy Go~吧!

下篇請收看:如何「合併列印」成千上萬筆邀請卡!